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Text File  |  1993-01-29  |  43KB  |  1,277 lines
  1.  
  2.  
  3.                   THIS IS THE FILE TUTORIAL.DOC
  4.  
  5.  
  6.  SYSTEM REQUIREMENTS
  7.  
  8.  WHAT YOU NEED IN ORDER TO USE "THE FUND-RAISER'S ASSISTANT"
  9.  
  10.  "The  Fund-Raiser's   Assistant"  requires   an   IBM-compatible
  11.  computer with 640K  of internal RAM  memory, a hard  disk and  a
  12.  printer.  An AT class machine is strongly recommended and a  386
  13.  is even better.
  14.  
  15.  Make sure you have at least  580K of your RAM memory  available.
  16.  Remove memory resident programs.
  17.  
  18.  The  program  starts   out  assuming  your   printer  is   Epson
  19.  compatible.  If it's not, make sure to go to the printer set  up
  20.  section in the maintenance menu as soon as possible.
  21.  
  22.  Make sure your config.sys file sets  "files" to at least 40  and
  23.  "buffers" to at least 30.
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  HARD DISK INSTALLATION
  29.  
  30.  (NOTE: If you already have  a subdirectory called "Fundrais",  a
  31.  batch file called "Fundrais.bat", or do not want to install "The
  32.  Fund-Raiser's Assistant"  on your  C  drive, call  Knowledge  in
  33.  Action at  the above  number for  special assistance  with  your
  34.  installation.)
  35.  
  36.  To load "The Fund-Raiser's Assistant"  onto your hard disk, make
  37.  sure the DOS prompt is at the drive (such as A>) or subdirectory
  38.  (if you have downloaded it from a bulletin board).  Then type:
  39.  
  40.            "Install"
  41.  
  42.  Turn on your printer and print the manual by typing "manual"
  43.  
  44.  Make sure to watch the demonstrations(see next section) and work
  45.  through the tutorial.
  46.  
  47.  All  the  information  necessary   to  run  "The   Fund-Raiser's
  48.  Assistant"  is now in place.  The program can be started at  the
  49.  main C:\> prompt by typing:
  50.  
  51.                    Fundrais
  52.  
  53.  If you decide to remove "The Fund-Raiser's Assistant" from  your
  54.  computer, insert your original floppy disk, move to the "A:"  or
  55.  "B:" drive and type "uninstall".
  56.  
  57.  
  58.  
  59.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 1
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  TUTORIAL FOR "THE FUND-RAISER'S ASSISTANT"
  67.  
  68.  Because you  will actually  enter  data into  the  Fund-Raiser's
  69.  Assistant as you work  through this tutorial,  you should do  it
  70.  before you enter any  of your own information  that you want  to
  71.  keep.  Otherwise, you will have extraneous information from  the
  72.  tutorial mixed in with your own data.
  73.  
  74.  AFTER RUNNING THE TUTORIAL
  75.  
  76.  After running the tutorial, you will probably want to remove the
  77.  information you entered.  The easiest way to do this will be  to
  78.  just reinstall the  program.  Insert  your distribution disk  in
  79.  the floppy drive  and move  to the "A:"  or "B:"  prompt.   Type
  80.  "uninstall".   This  will remove  The  Fund-Raiser's  Assistant.
  81.  Then move  back  to the  "A:"  or  "B:" prompt  again  and  type
  82.  "install".  This will  reinstall The Fund-Raiser's Assistant  in
  83.  its original form.
  84.  
  85.  
  86.  ABOUT THE TUTORIAL
  87.  
  88.  This tutorial will introduce you to many of the features of "The
  89.  Fund-Raiser's Assistant".
  90.  
  91.  Your computer must be attached to a printer.
  92.  
  93.  NOTE: If you make a mistake and don't do exactly as  instructed,
  94.  don't worry.  You'll  learn how to  correct mistakes and,  after
  95.  all, this is only  a tutorial, so the  accuracy of your  entries
  96.  isn't as important as  the understanding you  get of "The  Fund-
  97.  Raiser's Assistant".
  98.  
  99.  Working through this  section will give  you a  tutorial on  the
  100.  major features of "The Fund-Raiser's Assistant". You will  learn
  101.  how to:
  102.  
  103.       1) Use the Maintenance Routines,
  104.       2) Record contributions,
  105.       3) Review the success of your activities,
  106.       4) Select which people to include in reports, including how
  107.       to use  the  Flexible Hierarchical  Selection  feature  for
  108.       Advanced Users and
  109.       5) Prepare reports.
  110.  
  111.  Just follow the instructions step-by-step below. Full details on
  112.  "The Fund-Raiser's Assistant"  are included in the rest of  this
  113.  manual which follows.
  114.  
  115.  If the program isn't already installed on your computer,  follow
  116.  
  117.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 2
  118.  
  119.  the instructions in the manual above.
  120.  
  121.  From the C:> prompt,  type "fundrais".  The  first time you  use
  122.  "The Fund-Raiser's Assistant",  it will take  a moment to  build
  123.  some index files it  needs.  You'll also  see our message  about
  124.  shareware and our philosophy.
  125.  
  126.  Soon you will see an introduction screen.
  127.  
  128.  Type in the correct  date (using the  MM/DD/YY format) or  press
  129.  the {enter} key if  the date displayed is  correct.  Then  press
  130.  the {enter} key to keep your current status as a Regular User.
  131.  
  132.  
  133.  Press  "N"  followed  by  the   {enter}  key  again  to   bypass
  134.  information on Knowledge In Action Shareware and our  philosophy
  135.  about computer software (since you just saw it).
  136.  
  137.  
  138.  MAINTENANCE ROUTINES
  139.  
  140.  At the  MAIN  MENU, choose  "1"  to work  with  the  Maintenance
  141.  Routines.  Because you're a Regular  User, you'll have to  press
  142.  the {enter} key  after typing the  number of  your menu  choice.
  143.  The MAINTENANCE MENU will appear.
  144.  
  145.  Enter "2" to change default values.
  146.  
  147.  Enter "1" to change the default area code.  Enter the area  code
  148.  for  your  community.    This  will  be  automatically  inserted
  149.  whenever a new person is added.   If the person has a  different
  150.  area code, you will be able to type over it.
  151.  
  152.  Similarly, you could  also enter a  default city  or state  that
  153.  would be automatically added to new people.
  154.  
  155.  Enter  "5"  to  change  the  organization's  name.    Type  your
  156.  organization. Notice that this new organization name now appears
  157.  at the top of the screen.
  158.  
  159.  Choose "0" to return to the Maintenance Menu.
  160.  
  161.  Choose "4" to work with the dictionaries.
  162.  
  163.  Choose "2" to work with the Adjective and Occupation Dictionary.
  164.  Choose "1"  to add new  codes.  You will  be asked for the  code
  165.  you want to add.  Type "Phoner" and press the {enter} key.  When
  166.  you are asked for the description for Phoner, type "Works  phone
  167.  banks" and press the "{enter}" key.   Use the same procedure  to
  168.  add  "Attorney",   description  "Attorney"   and  "Voter   Reg",
  169.  description "Interested  in Voter  Registration".   To  indicate
  170.  that you are finished,  press the {enter}  key without typing  a
  171.  code when you are prompted for the next code. You will return to
  172.  the WORKING WITH ADJECTIVES AND OCCUPATIONS menu.
  173.  
  174.  
  175.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 3
  176.  
  177.  It is a  good idea to  have a list  of codes  available to  your
  178.  coders and data entry people, so choose "3" to list the codes in
  179.  the dictionary.  Choose "1" to list them alphabetically by code.
  180.  Choose "2" to  print them.   Make sure  your printer  is on  and
  181.  press the  enter key.   Press  the  enter key  to start  at  the
  182.  beginning.   When the  codes have  been printed,  choose "0"  to
  183.  return to the CODE DICTIONARY MENU.
  184.  
  185.  Although it is  always best to  plan out the  codes you will  be
  186.  using, it is not a necessary requirement for "The  Fund-Raiser's
  187.  Assistant". As you are recording information,  if a code is  not
  188.  in the dictionary when you want to use it, it is very simple  to
  189.  add it.
  190.  
  191.  Choose "0" to return to the MAINTENANCE MENU.
  192.  
  193.  Choose "0" to return to the MAIN MENU.
  194.  
  195.  
  196.  RECORDING CONTRIBUTIONS
  197.  
  198.  In this section of  the tutorial, you will  learn how to  record
  199.  moneys received, the name of  the contributor, and the  activity
  200.  which generated the contribution.  You will also learn how  easy
  201.  it is to add new people to your database as needed.  "The  Fund-
  202.  Raiser's Assistant"  will  automatically prepare  computer  mail
  203.  merge files for you to send thank-you notes to each contributor.
  204.  
  205.  From the MAIN  MENU, enter 2  to record money  received.   Don't
  206.  forget to press the enter key.
  207.  
  208.  IMPORTANT NOTE: Recording contributions  is a two step  process.
  209.  First, you build a working  file of contributions.   Corrections
  210.  can easily be made to this file.  After you have printed out the
  211.  contents of  this  working  file  and  verified  that  they  are
  212.  correct,  you   will  instruct   the   computer  to   post   the
  213.  contributions to the various accounts.   Only after this  second
  214.  step  will  the  contributions   actually  appear  in   people's
  215.  contribution history.
  216.  
  217.  RECORD THE FIRST CONTRIBUTION:
  218.  
  219.  You will be prompted for an activity code.  Type "Sumpter".  The
  220.  program will  tell  you Sumpter  is  not in  its  dictionary  of
  221.  activities.
  222.  
  223.  The  Fund-Raiser's  Assistant   uses  dictionaries  to   prevent
  224.  typographical errors because there's nothing more annoying  than
  225.  not being able to include someone in a mailing because they were
  226.  coded as a "lawyr" instead of a "lawyer" and you are looking for
  227.  "lawyer". For many types  of identifiers, including  activities,
  228.  The Fund-Raiser's  Assistant  keeps  a  dictionary  of  all  the
  229.  identifiers you have used.  If you type something that isn't  in
  230.  the dictionary, you are told so.   That way, if you have made  a
  231.  typographical error, you  can correct it.   If you  are using  a
  232.  
  233.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 4
  234.  
  235.  valid code for  the first  time, you can  easily add  it to  the
  236.  dictionary.
  237.  
  238.  Enter 2 to  add Sumpter  to the  Activity dictionary.   For  the
  239.  Description, type "Lunch  at Fort  Sumpter". You  will be  asked
  240.  which campaign account  this activity is  for. Eventually,  this
  241.  program  will  probably   contain  contributions  for   multiple
  242.  campaigns -  If you're  a political  user, the  Primary and  the
  243.  General Election, and for other users, building fund  campaigns,
  244.  endowment campaigns  et al.    The Fund-Raiser's  Assistant  can
  245.  track as many campaigns  as you want.  For users with  reporting
  246.  requirements and  contribution  limits(e.g.  campaigns),  it  is
  247.  vital to keep  contributions for  each campaign  separate.   All
  248.  users will benefit from accurate record keeping so you can  know
  249.  how each of your campaigns did  raising money.  As you will  see
  250.  later, The Fund-Raiser's Assistant has a number of reports about
  251.  campaigns.
  252.  
  253.  Type "Abe Prim"  as the  campaign account.   "The  Fund-Raiser's
  254.  Assistant" will tell you that Abe Prim is not in its  dictionary
  255.  of campaigns.
  256.  
  257.  Enter 2  to  add  "Abe  Prim" to  the  Dictionary.    Type  "Abe
  258.  Lincoln's Primary" as the description.
  259.  
  260.  Next,  you'll  be  asked  who  the  client  is.    Clients   are
  261.  candidates,  initiatives   or  other   similar  entities.   Type
  262.  "Lincoln".  You'll be told "Lincoln" is not in the dictionary of
  263.  clients.  Choose to add "Lincoln" to the dictionary.  Leave  the
  264.  description as "Lincoln".
  265.  
  266.  "The  Fund-Raiser's  Assistant"  will  notify  you  that  it  is
  267.  initializing a  record  of  contributions for  this  client  and
  268.  campaign.
  269.  
  270.  Verify or change the date of the contribution.
  271.  
  272.  You will be asked  for the name of  the contributor.  Note  that
  273.  their are separate lines for the first and last name.
  274.  
  275.  Type "Ulysses" as the first name  and "Grant" as the last  name.
  276.  (If you don't capitalize the first  letter of these names,  "The
  277.  Fund-Raiser's Assistant will do it for  you)  Leave the  company
  278.  name blank(If you won't ever be  searching by company name,  you
  279.  can eliminate that option in the maintenance menu).  You will be
  280.  told there are no Ulysses Grants.
  281.  
  282.  Answer "Y" when asked if you want  to add one.  The screen  will
  283.  change.  The  third line tells  you that you  are entering  home
  284.  information. Fill in "Joyce" as the spouse and "H" to send  mail
  285.  to the home address.      Assuming they live at 134 South  Ramie
  286.  Way, enter 134 as the street #, don't enter a fraction (use this
  287.  field if the address is 134 1/2 et al), enter "S" as the prefix,
  288.  "Ramie" as  the  street, "Way"  as  the type,  nothing  for  the
  289.  suffix, and leave the apartment blank. There are three lines for
  290.  
  291.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 5
  292.  
  293.  the home  address.   Leave the  second and  third address  lines
  294.  blank.  If you don't use the second and/or third addresses,  The
  295.  Fund-Raiser's Assistant  will  automatically compensate  so  the
  296.  blank line  will  not  appear in  your  correspondence.    Enter
  297.  "Washington" as the city, "DC" as the state, "00000" as the  zip
  298.  code, and type "808"  over your default area code, and "2454444"
  299.  (the dash is automatically inserted) for the home phone  number.
  300.  Press enter to move from one item to another. Press ctrl-W (hold
  301.  down the  control  key and  press  the  "W" key)  when  you  are
  302.  finished.
  303.  
  304.  You will be asked to indicate the gender of this person.   Since
  305.  it is a man and a woman, select "4" for couple.
  306.  
  307.  Next, you will be asked for  the political party. Enter "0"  for
  308.  unknown.  If political information is not important to you,  you
  309.  can turn off this option in the Maintenance Menu.
  310.  
  311.  When you  are  finished  entering  this  information,  suggested
  312.  salutations and mailing names will  be displayed for mail  being
  313.  sent to both the home and the office. Because only a first  name
  314.  was given for the spouse, the program assumes Ulysses and  Joyce
  315.  both have the same last name.   Notice that the home  salutation
  316.  information contains both names while the work information  only
  317.  contains Ulysses' name.
  318.  
  319.  There are special  fields for mailing  names and salutations  so
  320.  you can get it exactly right for everyone in your database.  You
  321.  can recall people by their real  names AND address them  however
  322.  they wish. This  is how labels,  envelopes and  mail merge  will
  323.  appear. Change it or leave it  alone.  Use the enter/return  key
  324.  to move from one line to another.
  325.  
  326.  The PEOPLE MENU of choices will appear.
  327.  
  328.  Enter "8" to record the occupation.
  329.  
  330.  When prompted for an occupation code, type "Soldier".  You  will
  331.  be told Soldier is not in the dictionary.
  332.  
  333.  Enter option 2 to add "Soldier" to the dictionary.  Type "Member
  334.  of the Armed Services" as the description.
  335.  
  336.  The people menu will reappear.
  337.  
  338.  Enter "9" to  record family information.   Enter "03/01/78"  for
  339.  the Anniversary.  Add a child  named "Block" with a birthday  of
  340.  "06/12/81".   Press  ctrl-W to  leave  the rest  of  the  family
  341.  information blank.
  342.  
  343.  The PEOPLE menu will reappear.
  344.  
  345.  Enter 5 to use adjectives to describe Ulysses and Joyce Grant.
  346.  
  347.  Type "Defense" when asked for an adjective. Enter 2 to add it to
  348.  
  349.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 6
  350.  
  351.  the dictionary.   Type  "Interested in  Defense Issues"  as  the
  352.  description.
  353.  
  354.  Note that "Defense" now  appears above the  line as a  "current"
  355.  adjective.
  356.  
  357.  Type "Phoner" when next prompted for an adjective.  Because  you
  358.  added it to  the dictionary  earlier, it  will be  automatically
  359.  added.
  360.  
  361.  OOPS!  Phoner does not belong with this person's adjectives.  To
  362.  remove it,  just  type  "phoner"  when  prompted  for  the  next
  363.  adjective. If you type the code for an adjective that is already
  364.  attached to a person, "The Fund-Raiser's Assistant" assumes  you
  365.  want to remove it.
  366.  
  367.  Leave the field  blank when prompted  for   the next  adjective.
  368.  You will return to the PEOPLE MENU of choices.
  369.  
  370.  Enter 0  to save  Ulysses and  Joyce Grant  as is  and you  will
  371.  return to the screen for recording contributions.
  372.  
  373.  Enter $30 for the amount.
  374.  
  375.  Enter "9877" for the check number.
  376.  
  377.  Respond "N" when asked if this is an in-kind contribution.
  378.  
  379.  Respond "N" to the option for changing basic information.
  380.  
  381.  Respond "Y" when asked if the information is correct.
  382.  
  383.  RECORD ANOTHER CONTRIBUTION:
  384.  
  385.  Press enter to repeat "Sumpter" as the activity. Press enter  to
  386.  repeat the date.
  387.  
  388.  Type "Casie" for the first name  and "Jones" for the last  name.
  389.  Leave the  company blank.  You will  be told  there is  no  such
  390.  person.
  391.  
  392.  Respond "Y" to add Casie Jones.
  393.  
  394.  Leave the spouse  blank and  use "W" to  send mail  to the  work
  395.  address. Press ctrl-w to leave the rest of the home  information
  396.  blank. Select "2" to identify the  gender as female and "0"  for
  397.  an unknown political party.
  398.  
  399.  Leave the salutations and mailing names as suggested.
  400.  
  401.  At the  PEOPLE MENU,  select 2  to enter  the business  address.
  402.  Enter "President" as  her title.   Enter "Jones Enterprises"  as
  403.  the company name.   Make up  a street address  for her work  and
  404.  enter "Washington" as the work city. Press ctrl-W.
  405.  
  406.  
  407.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 7
  408.  
  409.  From the PEOPLE  MENU, select 5  to use  adjectives to  describe
  410.  Casie Jones.
  411.  
  412.  Type "Phoner" as the first adjective.
  413.  
  414.  Leave blanks when  prompted for the  next adjective.   You  will
  415.  return to the people menu.
  416.  
  417.  Enter "9" to  record family  information.   Enter "11/17/44"  as
  418.  Casie's Birthday.    Press  ctrl-W to  finish  recording  family
  419.  information.
  420.  
  421.  You will return to the People Menu.
  422.  
  423.  Enter  0  to   save  Casie   Jones  and   return  to   recording
  424.  contributions.
  425.  
  426.  Enter 350 for the amount.
  427.  
  428.  Enter "1233" as the check number.
  429.  
  430.  Respond "N" when asked if this is an in-kind contribution.
  431.  
  432.  Respond "N" to the changing basic information option.
  433.  
  434.  Type "Y" to verify that the information is correct.
  435.  
  436.  RECORD ANOTHER CONTRIBUTION:
  437.  
  438.  Record a  contribution  from  a  different  activity  by  typing
  439.  "Appomattox" over the  current default of  Sumpter. You will  be
  440.  told "Appomattox" is not in the dictionary.
  441.  
  442.  Enter "2"  to add  it to  the dictionary.   Type  "Lunch at  the
  443.  Appomattox Courthouse" as the description.
  444.  
  445.  Type "Abe Prim" as the campaign account.
  446.  
  447.  Change or verify the date.
  448.  
  449.  Type "Mary" as the first name and "Todd" as the last name.
  450.  
  451.  Add Mary Todd by typing "Y".
  452.  
  453.  Start recording basic information.
  454.  
  455.  Record "Bob Thompson"  as the  spouse, send  information to  the
  456.  home address and fill in the other information as desired.
  457.  
  458.  For gender, indicate they are a couple.
  459.  
  460.  Enter a political party.
  461.  
  462.  Since the spouse has a different last name(Thompson), "The Fund-
  463.  Raiser's Assistant"  assumes both  full names  should appear  on
  464.  
  465.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 8
  466.  
  467.  mailings to their home.  Change the mailing names and salutation
  468.  as desired.
  469.  
  470.  From the PEOPLE MENU, choose "8" to enter an occupation.
  471.  
  472.  When prompted for an occupation code, type "Doctor".
  473.  
  474.  Add "Doctor" to the dictionary.
  475.  
  476.  Type "0" to save them.
  477.  
  478.  Enter 250 as the amount.
  479.  
  480.  Enter 5546 as the check number.
  481.  
  482.  Respond "N" when asked if this is an in-kind contribution.
  483.  
  484.  Respond "N" to the changing basic information option.
  485.  
  486.  Respond "Y" to verify the information is correct.
  487.  
  488.  RECORD ANOTHER CONTRIBUTION:
  489.  
  490.  When prompted for the activity, type "Sumpter" over the  default
  491.  Appomattox.  You'll have to add  blanks at the end to cover  the
  492.  "tox" at the end of Appomattox.
  493.  
  494.  Change or verify the date.
  495.  
  496.  Type "Ulysses" as the first name and "Grant" as the last name.
  497.  
  498.  Type "1" to verify  it has selected  the correct Ulysses  Grant.
  499.  If this  were a  different Ulysses  Grant,  you could  add  that
  500.  person.
  501.  
  502.  Enter 190 as the amount.
  503.  
  504.  Enter "4322" as the check number.
  505.  
  506.  Respond "N" when asked if this was an in-kind contribution.
  507.  
  508.  "N" to the change basic information option.
  509.  
  510.  "Y" to verify the information is correct.
  511.  
  512.  RECORD ANOTHER CONTRIBUTION:
  513.  
  514.  Repeat "Sumpter" as the activity.
  515.  
  516.  Verify the date.
  517.  
  518.  Type "Mary" as the first name and "Todd" as the last name.
  519.  
  520.  Type "1" to verify it is the correct Mary Todd.
  521.  
  522.  
  523.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 9
  524.  
  525.  Enter 50 as the amount.
  526.  
  527.  Leave the check number blank.
  528.  
  529.  Respond "Y" when asked if this was an in-kind contribution.
  530.  
  531.  Respond "Y" to  changing basic information.   You  will see  the
  532.  PEOPLE MENU and can change or  verify any information you  like.
  533.  This is useful if you  have a new address  or want to verify  an
  534.  old address or phone  number.  Instead  of requiring a  separate
  535.  operation, you can do it while you record the contribution.
  536.  
  537.  Press "0" to save Mary Todd as is.
  538.  
  539.  Type "Y" to verify the information is correct.
  540.  
  541.  RECORD ANOTHER CONTRIBUTION:
  542.  
  543.  Make a typographical error and type "Zappomatik" as the activity
  544.  instead of "Appomattox".  You will  be told this code is not  in
  545.  the dictionary.
  546.  
  547.  Enter 3 to see a list of the available codes.  Enter "1" to  see
  548.  them alphabetically by code.
  549.  
  550.  Leave the  prompt  blank to  see  all codes  starting  from  the
  551.  beginning. If you had forgotten what  codes you were using,  you
  552.  would now have a chance to look at them.
  553.  
  554.  Type "Appomattox".  Verify the date.
  555.  
  556.  It isn't necessary to enter the  first name.  Just type  "Grant"
  557.  as the last  name.  You'll  be shown everyone  with a last  name
  558.  beginning with the characters "Grant".  There is only one.
  559.  
  560.  Type "1" to confirm this is the correct Ulysses Grant.
  561.  
  562.  Enter 70 as the amount.
  563.  
  564.  Enter "8120" as the check number.
  565.  
  566.  Respond "N" when asked if this was an in-kind contribution.
  567.  
  568.  "N" to change basic information.
  569.  
  570.  "Y" to verify the information is correct.
  571.  
  572.  RECORD ANOTHER CONTRIBUTION:
  573.  
  574.  Record a contribution from a different activity by typing "Ford"
  575.  over the  current  default of  Appomattox.  (Make sure  you  add
  576.  enough spaces at the end to  type over any characters  remaining
  577.  from the  default.)   You will  be  told "Ford"  is not  in  the
  578.  dictionary.
  579.  
  580.  
  581.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 10
  582.  
  583.  Enter "2" to add it to  the dictionary.  Type "Reception at  the
  584.  Ford Theater" as the description.
  585.  
  586.  Type "Abe Genl" as  the campaign account.   You'll be told  this
  587.  code isn't  in the  dictionary.   Enter  "2" to  add it.    Type
  588.  "Lincoln General Election" as the description.
  589.  
  590.  Enter "Lincoln" for the client.
  591.  
  592.  Change or verify the date.
  593.  
  594.  Type "Joyce" as  the first name  and "Grant" as  the last  name.
  595.  Because Joyce  is  the  spouse of  Ulysses,  "The  Fund-Raiser's
  596.  Assistant" can find her record.
  597.  
  598.  Type "1" to verify this is the correct Ulysses and Joyce Grant.
  599.  
  600.  Enter 340 as the amount.
  601.  
  602.  Enter "8199" as the check number.
  603.  
  604.  Respond "N" when asked if this was an in-kind contribution.
  605.  
  606.  "N" to change basic information.
  607.  
  608.  "Y" to verify the information is correct.
  609.  
  610.  FINISH RECORDING CONTRIBUTIONS:
  611.  
  612.  Finish this section by  typing all spaces  when prompted for  an
  613.  activity code.
  614.  
  615.  Select "2" to continue  to the next step.   If you had  selected
  616.  "1", you would have stopped  entering contributions.  Your  work
  617.  file would have been saved for later use, but the  contributions
  618.  would  not  have  been  added  to  the  individual  contribution
  619.  histories.
  620.  
  621.  Select 2 to print the list of the contributions you've  entered.
  622.  Make sure your printer is on and press the enter key.
  623.  
  624.  Now you'll get a list of all contributions in the order in which
  625.  you recorded them so you can easily compare what you entered  to
  626.  your hand written records and checks.
  627.  
  628.  Press "2" to indicate the contributions are not correct and  you
  629.  want to change or delete some contributions.
  630.  
  631.  Type "Grant"  as  the  person whose  contribution  you  want  to
  632.  correct.  The  "Fund-Raiser's  Assistant"  will  show  you  each
  633.  contribution from Grant.
  634.  
  635.  Enter "N"  when asked  if  you want  are  referring to  the  $30
  636.  contribution via check #9877.  Don't  forget to press the  enter
  637.  key.
  638.  
  639.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 11
  640.  
  641.  
  642.  Enter "Y"  to  when asked  if  you  are referring  to  the  $190
  643.  contribution via check #4322.
  644.  
  645.  Enter "1" to indicate you want to change the contribution.
  646.  
  647.  Leave the  date  the  same,  but  change  the  amount  to  $160.
  648.  Continue to press the enter/return key  to keep the rest of  the
  649.  information the same.
  650.  
  651.  When you are  asked for the  name of the  next person, leave  it
  652.  blank to indicate you are finished.
  653.  
  654.  Enter "2" to print out the corrected work file.
  655.  
  656.  Select 2 to  print the summary  on the printer.  Make sure  your
  657.  printer is on and press the enter key.
  658.  
  659.  The contributions are still not a  part of the permanent  record
  660.  and would not  be shown  with the people,  nor could  they be  a
  661.  factor in any selections or reports.
  662.  
  663.  You would now  compare this printout  to your source  documents.
  664.  Assuming they  match,  select  "1" to  update  the  contribution
  665.  histories.
  666.  
  667.  Select 2 to print on the  printer. Make sure your printer is  on
  668.  and press the enter key.
  669.  
  670.  You'll get a separate list for each activity which includes each
  671.  contributor, their occupation and the amount given.
  672.  
  673.  The contributions are now part of the permanent record and  will
  674.  appear on reports and be factors in selections.
  675.  
  676.  Now you have the option of sending separate dBase III Plus files
  677.  to your word processing subdirectory  for each activity, so  you
  678.  can send out a special thank-you note for each activity.
  679.  
  680.  Type "N" to bypass this option.
  681.  
  682.  Enter "Y" to delete these mail merge thank-you lists.
  683.  
  684.  You will return to the main menu.
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  REPORTS ABOUT ACTIVITIES
  689.  
  690.  Knowing what works is crucial to planning successful activities.
  691.  "The Fund-Raiser's Assistant" will let you  see at a glance  how
  692.  much money  your campaign  raises through  each activity.    The
  693.  management reports provide both overviews and detailed  analyses
  694.  of moneys collected in order to help you formulate and implement
  695.  a winning strategy.
  696.  
  697.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 12
  698.  
  699.  
  700.  Enter "3" to get reports about fund-raising activities.
  701.  
  702.  Enter "1" to get the details of a single activity.
  703.  
  704.  When prompted for the activity, type "Appomattox".
  705.  
  706.  Enter "2" to have this report printed.
  707.  
  708.  Make sure your printer is on and press the enter key.
  709.  
  710.  You will get a list of  everyone who has attended that  activity
  711.  and how much they contributed.
  712.  
  713.  Enter 2 to get a summary of all activities for a campaign.
  714.  
  715.  Select "Abe Lincoln's Primary" as the campaign.
  716.  
  717.  Enter "1" to see this information on the screen.
  718.  
  719.  You will  see how  much money  was  raised from  each  activity.
  720.  Notice that the amount  listed for the  Appomattox Lunch is  the
  721.  same as  the total  on  the report  you  just printed  for  that
  722.  activity.  Press the enter key to continue.
  723.  
  724.  Enter "0"  to  indicate  you are  finished  with  reports  about
  725.  activities and want to return to the MAIN MENU.
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  REPORTS ABOUT PEOPLE
  730.  
  731.  In this section, you will see how "The Fund-Raiser's  Assistant"
  732.  can help  you effectively  target contributors  and  supporters.
  733.  You can compile lists of  prospects based on their  contribution
  734.  history, interests, occupation, previous fund-raising activities
  735.  to  which  they   responded,  where  they   live,  any  of   the
  736.  "adjectives"(such as "Defense"  or "Phoner")  which you  entered
  737.  when you were adding prospects and people to your database or  a
  738.  host of other factors.
  739.  
  740.  These lists can be used to generate customized mailings, prepare
  741.  call lists for  phone banks, and  review the  giving history  of
  742.  your different constituencies to help you evaluate and fine tune
  743.  your strategy.
  744.  
  745.  Enter "4" from the main menu for reports about people.
  746.  
  747.  Enter "2" to identify which people to include.
  748.  
  749.  Enter "1" to  use all people.   All reports  will contain  every
  750.  name in your database.
  751.  
  752.  Enter "0" to indicate you want to use people meeting the current
  753.  criteria of "all people".
  754.  
  755.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 13
  756.  
  757.  
  758.  Notice that the  heading tells  you that  the current  selection
  759.  contains all people.
  760.  
  761.  Enter "4" to prepare reports about the people you just  finished
  762.  selecting.
  763.  
  764.  Enter "2" to list all information.
  765.  
  766.  Now you  will be  able to  choose the  order in  which you  want
  767.  people to appear in the reports.
  768.  
  769.  Press the enter key twice to leave the sort fields just as  they
  770.  are so your reports will appear in alphabetical order by name.
  771.  
  772.  Press the enter  key again to  leave the  selection criteria  as
  773.  suggested.  This will  appear on your report  and lets you  know
  774.  what part of your database is on the report.
  775.  
  776.  Select "1" to start the report at the beginning.
  777.  
  778.  Enter "Y"  to  include the  contributions,  "Y" to  include  the
  779.  adjectives, "Y" to  include the notes,  and "Y"  to include  the
  780.  family information.
  781.  
  782.  Select "0" to include all adjectives.  Sometimes, you may want a
  783.  report that just includes some  adjectives, such as those  which
  784.  indicate a person's  issue interest.   This is  where you  could
  785.  indicate that.  See  the section about  the maintenance menu  to
  786.  learn how to creates lists of adjectives.
  787.  
  788.  Enter "2" to print this report.
  789.  
  790.  Make sure your printer is on and press the enter key.
  791.  
  792.  You'll get  an alphabetical  listing  of the  basic  information
  793.  about each contributor plus the total given to each campaign.
  794.  
  795.  PREPARE ANOTHER REPORT
  796.  
  797.  Let's examine the  contributions more carefully.   But only  for
  798.  the big givers.  We'll view the contribution history of everyone
  799.  who has given  over $275,  and, instead  of looking  at them  in
  800.  alphabetical order, we'll see the biggest contributors first.
  801.  
  802.  Enter "0" to finish preparing reports.
  803.  
  804.  Enter "2" to identify which people to include.
  805.  
  806.  Enter "2" to specify criteria to select a subset of people.
  807.  
  808.  Enter "1" to select on the basis of a single criterion.
  809.  
  810.  Enter "1"  to  select  on  the basis  of  the  presence  of  the
  811.  criteria. Choosing the  absence of the  criterion would let  you
  812.  
  813.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 14
  814.  
  815.  select everyone who did NOT participate in a certain activity or
  816.  does NOT have a certain adjective, etc.
  817.  
  818.  Enter "5" to select on the basis of how much they've given to  a
  819.  campaign.
  820.  
  821.  Enter "2" to use their contributions to Abe Lincoln's Primary
  822.  
  823.  Type "1" for more than and 275 for the amount.
  824.  
  825.  Enter "0" to verify that this criterion is correct.
  826.  
  827.  Enter "0" to use this criterion.
  828.  
  829.  Enter "4" to prepare reports.
  830.  
  831.  Enter "3" to list the contribution histories.
  832.  
  833.  Enter "9" to  sort them  on the  basis of  total amounts  given.
  834.  Enter "1" to  make name  the secondary  sort.   This means  that
  835.  everyone  who  has  given  the   same  amount  will  be   listed
  836.  alphabetically within that amount.  Enter "0" to indicate  there
  837.  is no tertiary sort.
  838.  
  839.  Press the  enter key  to use  the suggested  description of  the
  840.  selection criteria.
  841.  
  842.  Enter "1" to start at the beginning.
  843.  
  844.  Enter "1" to see this information on your screen.
  845.  
  846.  Now you will get an itemization  of all contributions from  each
  847.  contributor by activity and date.
  848.  
  849.  An asterisk to the left of a contribution date means it was  in-
  850.  kind. (See Mary Todd's contribution at the Sumpter Lunch.)
  851.  
  852.  Press the enter key to continue from screen to screen.
  853.  
  854.  Ulysses and Joyce Grant do not appear because they did not  give
  855.  over $275 to Abe Lincoln's Primary.
  856.  
  857.  Press "0" to indicate you  are finished preparing reports  about
  858.  people.
  859.  
  860.  Next, we'll find all  Soldiers who have given  over $295 to  all
  861.  campaigns.
  862.  
  863.  Enter "2" to identify which people to use.
  864.  
  865.  Enter "2"  to specify  criteria to  select a  subset of  people.
  866.  (This will supersede the previous criteria)
  867.  
  868.  Enter "3" to select on the basis of a simple AND selection.  (We
  869.  require that they  be a soldier  AND they have  given more  than
  870.  
  871.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 15
  872.  
  873.  $295)
  874.  
  875.  Enter "1"  to  select  on  the basis  of  the  presence  to  the
  876.  criterion.
  877.  
  878.  Enter "2" to select on the basis of their occupation.
  879.  
  880.  Type "Soldier" as the occupation.
  881.  
  882.  Enter "1" to add more criteria to the selection.
  883.  
  884.  Enter "1"  to  select  on  the basis  of  the  presence  to  the
  885.  criterion.
  886.  
  887.  Enter "5" to specify the amount given.
  888.  
  889.  Enter "1" to use the total given to all campaigns.
  890.  
  891.  Enter "1" to select more than and type 295 for the amount.
  892.  
  893.  Enter "0" to use the current selection criteria.  We could  have
  894.  added more  criteria, if,  for example,  we wanted  to find  all
  895.  soldiers who gave over $295 AND lived in a certain city, etc.
  896.  
  897.  Enter  "0"  to  indicate  the  current  selection  criteria  are
  898.  correct.
  899.  
  900.  Enter "3" to display the currently  selected people.  Enter  "1"
  901.  to see them on  the screen.  This  is a compact  way to see  the
  902.  results of your selections.   You'll see  that only Ulysses  and
  903.  Joyce Grant meet these criteria.
  904.  
  905.  Press the enter key to continue.
  906.  
  907.  Enter "0"  to indicate  you want  to  use people  meeting  these
  908.  criteria.
  909.  
  910.  Enter "4" to prepare reports about the people you just selected.
  911.  
  912.  Enter "4" for a call list.
  913.  
  914.  Leave the default values for the sort criteria.
  915.  
  916.  Type in your own description of which people have been included.
  917.  
  918.  Enter "1" to start at the beginning.
  919.  
  920.  Enter "Y" when asked if you want to include contributions.
  921.  
  922.  Enter "2" to include addresses.
  923.  
  924.  Enter "N" to indicate you don't want to see the notes and "N" to
  925.  indicate you don't want to see adjectives.
  926.  
  927.  Make sure your printer is on and press the enter key.
  928.  
  929.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 16
  930.  
  931.  
  932.  
  933.  FLEXIBLE HIERARCHICAL SEARCHES
  934.  
  935.  It is possible to select people by combining criteria in a  wide
  936.  variety of ways but not in all possible ways.  For example,  you
  937.  cannot mix ANDs with ORs.   For example, in order to select  all
  938.  the people  who  attended EITHER  the  Lunch at  the  Appomattox
  939.  Courthouse or the Lunch at Fort Sumpter AND have given over $150
  940.  you need  to  use  something besides  a  simple  "AND"  or  "OR"
  941.  selection.
  942.  
  943.  The Flexible Hierarchical  Selection, a  powerful capability  of
  944.  the list management features, is the solution.
  945.  
  946.  Choose "0" to indicate you're finished preparing reports.
  947.  
  948.  Choose "3" to create lists of people.  Lists allow you to create
  949.  any sort of group.  It could be a set of individuals who have no
  950.  adjectives or other characteristic in common or a set of  people
  951.  with a common adjective plus or minus a few individuals.  If you
  952.  have a large  database, creating lists  of commonly used  groups
  953.  can speed  your  reports because  the  whole database  won't  be
  954.  searched each time - just the smaller list file will be used.
  955.  
  956.  Choose "5" to merge with the results of a Flexible  Hierarchical
  957.  Selection with your list.
  958.  
  959.  "The Fund-Raiser's Assistant" takes a moment to get ready.
  960.  
  961.  We want to select people with the following characteristics:
  962.     1) They have given over $150 AND,
  963.     2) They have attended one of the following activities
  964.          2A) Appomattox Lunch, OR
  965.          2B) Sumpter Lunch
  966.  
  967.  This can be viewed as a hierarchy of selections.
  968.  
  969.  At the  top level  is our  overall selection,  which contains  2
  970.  subselections (#1  &  #2).   The  overall selection  is  an  AND
  971.  selection because  BOTH of  its  subselections must  have  their
  972.  criteria met.  The  people must have  both contributed at  least
  973.  $150 AND attended one of those two activities.
  974.  
  975.  Selection 1, the first subselection, is a simple selection for a
  976.  specific criterion: Have they given over $150?
  977.  
  978.  Selection 2, the second  subselection, contains 2  subselections
  979.  of its own (#2A & #2B).  But unlike the overall selection, it is
  980.  an OR selection because only one of its subselections must  have
  981.  its criteria  met.   The person  must have  attended either  the
  982.  Appomattox Lunch or the Sumpter Lunch.
  983.  
  984.  The overall selection is  at the top  level.  Its  subselections
  985.  are on  a  lower  level  and there  is  even  another  level  of
  986.  
  987.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 17
  988.  
  989.  subselections below that.  This forms a hierarchy.  You can have
  990.  many levels  in many  configurations.   This approach  lets  you
  991.  select on the basis of any Boolean Logical expression.
  992.  
  993.  Selections 2A  and  2B  are simple  selections  for  a  specific
  994.  criterion just like selection 1 is.
  995.  
  996.  Now you  will  describe  this selection  to  "The  Fund-Raiser's
  997.  Assistant".
  998.  
  999.  At the ADDING A NEW SELECTION MENU, choose "1" to indicate  that
  1000.  your overall selection contains subselections.
  1001.  
  1002.  Type a description to help you  keep track of the selections  in
  1003.  your hierarchy.    Type  "Gave over  $150  and  attended  either
  1004.  Appomattox or Sumpter".  Press the {enter} key.
  1005.  
  1006.  Choose "1" to label this an AND selection.  Now you'll  describe
  1007.  its subselections.
  1008.  
  1009.  The first subselection is a selection for a specific  criterion.
  1010.  Choose "3".
  1011.  
  1012.  Choose "1"  to  select on  the  basis  of the  presence  of  the
  1013.  criterion.
  1014.  
  1015.  Then choose "5" to select on the amount given.
  1016.  
  1017.  Enter "1" to use total given to all campaigns.
  1018.  
  1019.  Enter "1" for  more than and  150 for the  amount and press  the
  1020.  {enter} key.
  1021.  
  1022.  A suggested description for this subselection will appear.   You
  1023.  can change it by typing over it.  When you have the  description
  1024.  you want, press the {enter} key.
  1025.  
  1026.  Next  you'll  see  the  HIERARCHICAL  SELECTION  NAVIGATING  AND
  1027.  EDITING MENU, which is described more fully later in the manual.
  1028.  You've described one selection  at this level,  but not both  of
  1029.  them.  Choose "2" to add another selection at this level.
  1030.  
  1031.  Now you'll describe  the selection for  attendance at the  fund-
  1032.  raising lunches.   It  contains two  subselections of  its  own.
  1033.  Choose "1" to describe a  containing selection.  Type  "Attended
  1034.  either Appomattox  or  Sumpter  Lunch" as  the  description  and
  1035.  choose "2" to define it as an OR selection.
  1036.  
  1037.  Now you'll define its subselections.   The selection for  people
  1038.  who attended the Appomattox Lunch is a selection for a  specific
  1039.  criterion.  Choose "3" to describe  that selection.  Choose  "1"
  1040.  to select on the basis of the presence of the criterion.
  1041.  
  1042.  Choose "3" to  select on  the basis  of fund-raising  activities
  1043.  attended and type "Appomattox" as the activity.  You can  accept
  1044.  
  1045.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 18
  1046.  
  1047.  or change the suggested description.
  1048.  
  1049.  Now define the next selection on this level.  Choose option  "2"
  1050.  from the HIERARCHICAL SELECTION  NAVIGATING AND EDITING MENU  to
  1051.  add another selection on this level.  Choose "3" for a selection
  1052.  for a specific criterion and choose  "1" to select on the  basis
  1053.  of the presence of the criterion.
  1054.  
  1055.  Choose "3" to  select on  the basis  of fund-raising  activities
  1056.  attended  and  type  "Sumpter"  as  the  activity.    Leave  the
  1057.  description alone by pressing the {enter} key.
  1058.  
  1059.  You are now two  levels down in the  selection hierarchy.   From
  1060.  the HIERARCHICAL SELECTION NAVIGATING AND EDITING MENU, move  up
  1061.  a level by choosing  "0".  Choose "0"  again to move up  another
  1062.  level.
  1063.  
  1064.  Because you are now at the top level of the hierarchy and it  is
  1065.  not possible  to  move  up another  level,  option  "0"  changes
  1066.  meaning. Choose option  "0" again to  begin selecting using  the
  1067.  hierarchy you described.
  1068.  
  1069.  Each person meeting these criteria will  be added to your  list.
  1070.  The top of the screen indicates how many people are being added.
  1071.  
  1072.  When "The  Fund-Raiser's  Assistant" is  finished  adding  these
  1073.  people, you could add the results of another selection or add or
  1074.  delete individuals one by one.
  1075.  
  1076.  Enter "0" to stop list management.
  1077.  
  1078.  Accept the suggested description for this list.  It is the  same
  1079.  as the name you gave your selection.
  1080.  
  1081.  Enter "2" to identify which people to use.
  1082.  
  1083.  Enter "5" to work from a saved list.
  1084.  
  1085.  Enter "1" to use the list you just created.
  1086.  
  1087.  Press the enter key to use the current criteria.
  1088.  
  1089.  Enter "4" to prepare reports.
  1090.  
  1091.  Enter "7" to prepare  a calendar list of  important dates.   The
  1092.  people meeting the current criteria, which is the list you  just
  1093.  created, will appear on the calendar list.  Everyone meets these
  1094.  criteria and will be included on the list.
  1095.  
  1096.  Modify the selection description as desired.
  1097.  
  1098.  Press the enter key twice to list people in alphabetical order.
  1099.  
  1100.  When asked for the year, accept the current year as the default.
  1101.  
  1102.  
  1103.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 19
  1104.  
  1105.  Turn on your  printer.   "The Fund-Raiser's  Assistant" will  go
  1106.  through everyone in the current selection  and see if there  are
  1107.  any family dates entered  for birthdays or  an anniversary.   If
  1108.  so, it  will put  them in  a special  file, which  will then  be
  1109.  sorted and printed.
  1110.  
  1111.  You'll get a list of every birthday and anniversary in  calendar
  1112.  order.  This will make it easy to remember to send cards or make
  1113.  phone calls to these supporters.
  1114.  
  1115.  Type "0" to indicate you are finished preparing reports.
  1116.  
  1117.  Enter "0" to return to the main menu.
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  RECORDING INFORMATION ABOUT INDIVIDUALS
  1122.  
  1123.  This section of the  tutorial will show you  how to examine  and
  1124.  change information about individuals in your database.
  1125.  
  1126.  From the  main  menu,  type  "5"  to  record  information  about
  1127.  individual people.
  1128.  
  1129.  Type "Ulysses" as the first name  and "Grant" as the last  name.
  1130.  Leave the company name blank.
  1131.  
  1132.  Enter "1" to confirm it is the correct Ulysses Grant.
  1133.  
  1134.  You'll see a menu of choices.
  1135.  
  1136.  Enter "4" to see Ulysses and Joyce Grant's contribution history.
  1137.  
  1138.  You'll see a summary  containing one line  for each campaign  to
  1139.  which they have contributed.
  1140.  
  1141.  Type  "Y"  to   see  more   information  about   one  of   these
  1142.  contributions.
  1143.  
  1144.  Enter "1"  to see  the details  of  their contributions  to  Abe
  1145.  Lincoln's Primary.  You will  see a  breakdown of  all of  their
  1146.  contributions to this campaign.
  1147.  
  1148.  Press "0" to return to the prior screen.
  1149.  
  1150.  Type "N" to stop viewing their contribution history.
  1151.  
  1152.  Enter "0" to save Ulysses and Joyce Grant as is.
  1153.  
  1154.  Leave the first, last and company name blank to indicate you are
  1155.  finished looking at individual people.
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.  FINISHING THE TUTORIAL
  1160.  
  1161.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 20
  1162.  
  1163.  
  1164.  At the Main Menu, Enter "0" to quit the program.
  1165.  
  1166.  You'll be reminded to back up your dbf and dbt files.  Make sure
  1167.  you have a backup  program or tape drive  and back up your  data
  1168.  regularly.
  1169.  
  1170.  
  1171.  CONGRATULATIONS!    You  can  now  operate  "The   Fund-Raiser's
  1172.  Assistant".
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
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  1180.  
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  1200.  
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  1216.  
  1217.  
  1218.  
  1219.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 21
  1220.  
  1221.  
  1222.  
  1223.  AFTER RUNNING THE TUTORIAL
  1224.  
  1225.  After running the tutorial, you will probably want to remove the
  1226.  information you entered.  The easiest way to do this will be  to
  1227.  just reinstall the  program.  Insert  your distribution disk  in
  1228.  the floppy drive  and move  to the "A:"  or "B:"  prompt.   Type
  1229.  "uninstall".   This  will remove  The  Fund-Raiser's  Assistant.
  1230.  Then move  back  to the  "A:"  or  "B:" prompt  again  and  type
  1231.  "install".  This will  reinstall The Fund-Raiser's Assistant  in
  1232.  its original form.
  1233.  
  1234.  
  1235.  
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  1277.              Fund-Raiser's Assistant TUTORIAL Page 22